La veille
Relecture du déroulé, à voix haute. Chaque consigne est dite comme elle le sera demain. On repère celles qui prennent trop de temps à dire, et on les raccourcit.
Un appel de dix minutes au commanditaire. Une seule question : « Est-ce que quelque chose a changé depuis notre dernier échange ? » Une absence, une annonce, une tension nouvelle. Mieux vaut l'apprendre la veille qu'à 9 h 05.
Le sac : feutres testés un par un, post-it de deux couleurs, gommettes, pâte adhésive, rallonge, adaptateur vidéo, déroulé imprimé en deux exemplaires. Voir le kit du facilitateur.
Si possible, un repérage de la salle. Où sera l'écran, où colle-t-on, d'où vient la lumière. Une salle aux murs vitrés sans paperboard change le déroulé.
Le matin, avant l'arrivée
Arrivée une heure et demie avant. On déplace les tables (la table en U ne survit jamais), on colle les affiches, on écrit la question du jour en grand. On teste le vidéoprojecteur, le son, le minuteur.
Trente minutes avant, tout est prêt. Le facilitateur relit la première demi-heure, puis accueille les arrivants à la porte. Ce qui se dit à la machine à café, avant le début, vaut souvent plus que le premier tour de table.
Pendant la journée
Le déroulé est une carte, pas un rail. Toutes les heures, le facilitateur fait le point avec lui-même : où en est-on, qu'est-ce que le groupe produit, faut-il couper une séquence ? Voir gérer le temps.
La pause est un moment de travail. Pas de mails. On observe qui parle à qui, qui reste seul, et on vérifie avec le commanditaire que le cap tient. Deux phrases suffisent : « Comment sentez-vous le groupe ? Y a-t-il un point à ne pas lâcher cet après-midi ? »
Le creux de 14 heures est réel. On le prévoit : une activité debout, en mouvement, juste après le déjeuner. Jamais une présentation. Voir l'énergie du groupe.
Le soir
Le groupe part. Le facilitateur reste. Photos de tous les murs, avant que quelqu'un ne décolle un post-it. Productions rangées dans l'ordre du déroulé.
Un débrief de quinze minutes avec le commanditaire, à chaud. Qu'est-ce qui l'a surpris ? Qu'est-ce qui l'inquiète ? Qu'est-ce qui doit ouvrir le compte rendu ?
Puis trois lignes pour soi, dans le train ou la voiture garée : ce qui a marché, ce qui a coincé, ce qu'on changerait la prochaine fois.
Le lendemain et après
Le compte rendu part dans les quarante-huit heures. Pas un roman : les décisions, les engagements avec noms et dates, les questions restées ouvertes, les photos en annexe. Au-delà d'une semaine, plus personne ne le lit. Voir après la session.
Le suivi se cale dans l'agenda du commanditaire avant même l'envoi du compte rendu. Un point à quinze jours, un autre plus tard. C'est ce qui sépare une belle journée d'une journée utile.