Ce qui se passe vraiment
Personne ne leur a expliqué pourquoi eux. L'invitation disait « atelier de co-construction », sans dire ce qu'on attendait d'eux ni ce qu'on ferait de leur travail.
Leur journée continue sans eux. Les mails s'accumulent, les clients appellent, le travail les attend le soir. Chaque heure d'atelier, ils la paieront plus tard.
Certains ont déjà vécu des ateliers inutiles. Ils ont appris à se protéger : présents physiquement, absents le reste du temps. Ce n'est pas de la mauvaise volonté. C'est une économie d'énergie rationnelle.
Sur le moment, que faire
Nommez la contrainte en premier. Avant les objectifs, avant le programme :
« Je sais que la plupart d'entre vous n'ont pas choisi d'être là ce matin. Vous avez du travail qui attend. Je ne vais pas faire comme si ce n'était pas le cas. »
Puis mesurez, sans jugement : « Sur vos doigts, de un à cinq, combien vous aviez envie de venir ce matin ? » Les mains se lèvent, souvent basses. Le groupe rit un peu. Vous avez gagné en crédit ce que vous avez perdu en illusion.
Ensuite, négociez un contrat :
- « Qu'est-ce qui ferait que cette journée vaille votre déplacement ? Une chose, chacun. »
- « Voilà ce que je vous garantis : on finit à l'heure, on ne fait rien qui ne serve pas, et ce que vous produirez sera présenté au comité de direction le 12. »
- « En échange, je vous demande de jouer le jeu sur les deux prochaines heures. Si à midi vous trouvez que c'est inutile, vous me le direz. »
Gardez les attentes au mur et cochez-les pendant la journée. Faites un vrai point à midi. Et travaillez sur ce qui est à leur portée. Les quinze pour cent, une des Liberating Structures, leur rendent du pouvoir avec une seule question : « Qu'est-ce que vous pouvez faire, vous, sans demander l'autorisation à personne ? »
Avant la session, comment l'éviter
Au cadrage, demandez pour chaque profil invité : « Pourquoi ces personnes ? Qu'est-ce qu'elles apportent que d'autres n'apporteraient pas ? » Si la réponse est « parce qu'il faut que tout le monde soit associé », creusez. Associer n'est pas convoquer.
Faites écrire une invitation qui répond à trois questions : pourquoi vous, ce qu'on attend de vous, ce qu'on fera de votre travail. Signée par le sponsor, pas par la RH.
Si c'est possible, laissez un choix. Choisir sa demi-journée, son atelier ou son sous-groupe change la relation. Et vérifiez que la décision n'est pas déjà prise : sinon, vous animez un atelier alibi.
Après la session
La suite convaincra les prochains forcés. Envoyez sous huit jours ce qui a été retenu, ce qui ne l'a pas été et pourquoi. Tenez la date annoncée pour la présentation à la direction. Un groupe convoqué qui voit son travail servir revient la fois suivante avec une autre tête.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
- Ouvrir par « Je suis sûr que vous êtes ravis d'être là ! ». Vous perdez la salle dans la première minute.
- Culpabiliser : « C'est quand même un investissement de l'entreprise pour vous. »
- Enchaîner les jeux d'énergie pour masquer le manque d'envie.
- Promettre des suites que le sponsor n'a pas validées.