À quoi ça sert
À rendre un grand groupe responsable de sa propre réunion. Personne ne vient consommer un programme. Ceux qui ont une préoccupation la mettent sur la table, et les autres votent avec leurs pieds.
Il produit trois choses : une carte des sujets qui comptent vraiment pour les gens, des comptes rendus écrits par ceux qui les ont portés, et des volontaires. Ce dernier point est souvent celui qui manque le plus aux directions. Elles ne le savent pas toujours.
D'où ça vient
Il a été formalisé par Harrison Owen dans les années 1980, qui avait remarqué, comme d'autres, que l'essentiel d'un colloque se passe dans les couloirs. Il en a tiré un format qui ne garde que les couloirs.
Il tient sur une affiche. Quatre principes : les personnes qui viennent sont les bonnes personnes ; ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver ; ça commence quand ça commence ; quand c'est fini, c'est fini. Et une loi, celle des deux pieds.
Quand l'utiliser, et quand s'en passer
Quand un sujet est complexe, qu'il concerne beaucoup de monde, et que personne ne sait à l'avance ce qui est important. Quand on a besoin que les gens s'approprient une question plutôt qu'on la leur impose. De vingt à plusieurs centaines de personnes, sur une demi-journée à deux jours.
Pas quand la direction a déjà décidé et cherche un habillage participatif : le groupe le sentira en dix minutes. Pas quand le sujet n'intéresse personne. Et pas quand il faut un arbitrage d'ensemble à la fin de la journée : le forum ouvert produit des engagements par sujet, pas une décision globale.
La consigne qui fait tout
Deux moments décident de la journée : la question dans l'invitation, et l'ouverture de la place du marché. La question doit être large, concerner tout le monde, et laisser la place à des sujets que vous n'aviez pas prévus.
- « Quels sont les enjeux et les opportunités pour notre service dans les deux ans qui viennent ? »
- « Qu'est-ce qui nous empêche, ou nous permettrait, de mieux travailler ensemble entre nos trois sites ? »
- Pour ouvrir la place du marché : « Si un sujet vous tient à cœur au point d'y passer une heure, écrivez-le sur une feuille avec votre prénom. Venez l'annoncer au centre, en une phrase. Collez-le sur un créneau. Vous lancez la discussion et vous prenez des notes. C'est tout. »
Puis taisez-vous. La première minute est souvent vide. Ne la comblez pas. La deuxième se remplit.
Les erreurs qui coûtent cher
Le faux forum ouvert. Un ordre du jour caché, des sujets « suggérés » par la direction, des participants désignés pour animer. Le groupe s'en rend compte et le format perd tout son sens. Le facilitateur trop présent. Il tient l'espace et le temps, puis disparaît. S'il anime les sessions, il reprend ce qu'il venait de donner.Variantes
Le forum ouvert d'une demi-journée, avec deux créneaux, convient à un séminaire d'équipe. La version de deux jours, avec une convergence le second jour, permet de passer des sujets aux engagements. Les « unconferences » du monde du numérique en sont une adaptation directe.
Avec quoi le combiner
Le forum ouvert ouvre large. Pour converger ensuite, un vote par gommettes sur les comptes rendus affichés fait remonter les sujets à poursuivre. Les solutions à quinze pour cent, en clôture, transforment ces sujets en premiers gestes.
Si vous n'avez que deux heures, préférez un lean coffee, son cousin compact. Et si c'est vous qui voulez fixer la question sans laisser le groupe choisir ses sujets, c'est un World Café qu'il vous faut.