Ce qui se passe vraiment
C'est la fausse participation, et c'est le pire des cas. Pire qu'une décision annoncée franchement. Le groupe finit toujours par comprendre que la réponse était écrite, et il en tire une leçon durable : les ateliers, ici, c'est du théâtre. La prochaine fois, il ne participera pas, même quand ce sera sincère.
Le commanditaire n'est souvent pas cynique. Il croit sincèrement qu'impliquer les gens, même après coup, fera passer la décision. Il ne mesure pas ce que coûte le moment où ils découvrent le décor.
Sur le moment, que faire
Si la question tombe en pleine séance, « c'est déjà décidé, non ? », ne mentez pas. Le mensonge se découvre toujours, et il coûte la session et les suivantes.
« Une partie est décidée, oui. La direction a arrêté la réorganisation. Ce qui ne l'est pas, c'est la façon de la mettre en œuvre dans vos équipes. C'est là-dessus que votre avis va compter. »
Si vous ne savez pas vous-même ce qui est ouvert, dites-le, et demandez au commanditaire de répondre devant le groupe. Une réponse franche de la direction, même décevante, remet le groupe au travail. Un flou entretenu le fait décrocher. Voir la neutralité du facilitateur.
Avant la session, comment l'éviter
La question qui démasque un atelier alibi au cadrage : « Si le groupe arrive à une conclusion différente de la vôtre, que se passe-t-il ? » Si la réponse est gênée, vous savez.
Presque toujours, le quoi est décidé mais le comment ne l'est pas. Aidez le commanditaire à écrire deux listes : ce qui est décidé, ce qui est ouvert. Puis à choisir un mode de décision honnête. Consulter, ce n'est pas décider ensemble, mais c'est respectable quand c'est dit. Voir cadrer avec le commanditaire et les modes de décision.
Si rien n'est ouvert, il n'y a rien à faciliter. Une réunion d'information honnête vaut mieux qu'un atelier alibi. Un facilitateur peut dire non.
Après la session
Rendez compte au groupe de ce qui a été retenu de son travail sur la partie ouverte. Précisément. « Vous avez proposé quatre modalités. Trois sont retenues, la quatrième non, voici pourquoi. » C'est ce qui rend la prochaine consultation crédible.
Si l'atelier a quand même glissé vers l'alibi, dites-le au commanditaire. Sans leçon. Avec les faits : ce que le groupe a dit, ce qu'il a compris, ce que ça coûtera la prochaine fois.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
Vendre la décision. Le facilitateur n'est pas là pour ça. S'il le fait, il perd la confiance du groupe, et celle des sessions suivantes.
Orienter les post-it. Regrouper les idées de façon à faire apparaître la conclusion attendue, reformuler jusqu'à ce que ça rentre. Le groupe le voit. Il ne le dira peut-être pas. Il ne reviendra pas.
Et laisser des participants venir en croyant tout décider. Des gens convoqués à un atelier dont l'issue est écrite vivent la même chose que des participants forcés : ils sont là, mais ils ne jouent pas.