Ce qui se passe vraiment
Une réunion qui ne décide pas a presque toujours un problème de conception. Trois trous, toujours les mêmes. On ne sait pas ce qu'elle doit produire. On ne sait pas qui décide. Et on mélange dans la même heure l'information, la discussion et la décision.
Dans ces conditions, reporter est la solution la plus confortable pour tout le monde. Personne ne prend de risque. Personne ne perd la face.
Il y a aussi un non-dit fréquent : la décision appartient à quelqu'un qui ne veut pas la prendre seul. Il espère que la réunion la prendra pour lui. Elle ne le fera pas. Un groupe sans mandat clair ne tranche pas, il discute. Voir personne ne tranche.
Sur le moment, que faire
Vous êtes en pleine réunion, la discussion tourne en rond depuis vingt minutes. Arrêtez-la. Pas brutalement : en nommant ce qui se passe.
« On a fait trois fois le tour. Je propose qu'on décide maintenant, ou qu'on dise clairement ce qui nous manque pour décider. »
Puis posez la question du décideur, à voix haute : « Qui décide sur ce sujet ? Le groupe, ou toi, après nous avoir entendus ? » Cette question gêne. C'est bon signe. Elle fait apparaître ce que tout le monde évitait. Les cinq modes de décision donnent le vocabulaire pour y répondre.
Si l'information manque vraiment, ne décidez pas à l'aveugle. Mais sortez avec un nom, une date et une question précise : « Karine revient jeudi avec le chiffrage. On tranche vendredi, en quinze minutes. »
Avant la réunion, comment l'éviter
La plupart des réunions sans décision n'auraient pas dû être des réunions. Un sujet d'information se traite par écrit. Un sujet de discussion sans enjeu de décision peut attendre. Réserver la réunion à ce qui doit être décidé ensemble change la semaine d'une équipe.
Pour les autres, un test simple : pouvez-vous écrire le résultat attendu en une phrase qui commence par « décider » ? « Décider si on lance la phase 2 » est un objectif. « Point sur le projet » n'en est pas un.
- Dans l'invitation : la décision à prendre, qui la prend, les documents à lire avant.
- Au début : le mode de décision, annoncé, pas découvert à la fin.
- Dans le déroulé : un temps pour ouvrir les options, un temps pour trier, et le dernier quart d'heure réservé à la décision.
Après la réunion
Une décision non écrite n'existe pas. Le jour même, trois lignes : ce qui est décidé, qui fait quoi, pour quand. Envoyées à tous, y compris aux absents.
La réunion suivante commence par là. « La semaine dernière, on a décidé ceci. Où en est-on ? » Deux minutes. C'est ce qui apprend au groupe que les décisions prises ici tiennent. Voir après la session.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
Prolonger la réunion en espérant que le consensus arrive. Il n'arrive pas. La fatigue arrive, et avec elle une décision molle que personne ne défendra.
Faire voter à main levée un sujet que le chef a déjà tranché. Le groupe le sent, et il apprend que son avis est décoratif. C'est le début de l'atelier alibi.
Et quand ce n'est plus une réunion qui tourne en rond mais un comité de direction entier, le sujet dépasse l'animation. Un séminaire de direction facilité par quelqu'un d'extérieur, sans enjeu dans la salle, remet un comité en position de décider.